Nakládání s osobními údaji zaměstnanců a monitoring zaměstnanců

Cílem semináře je poskytnutí přehledu o právní úpravě nakládání s osobními údaji zaměstnanců v každodenní personalistické praxi, zejména s ohledem na časté chyby zaměstnavatelů a možné sankce za nedodržení povinností stanovených zákonem o ochraně osobních údajů.

Výklad bude zaměřen i na novou právní úpravu ochrany osobních údajů přijatou v rámci evropské unie, tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které nabude účinnosti 25. 5. 2018. Zaměstnavatelé tak mají již jen necelý rok na to, aby uvedli veškeré své postupy, pravidla a dokumentaci do souladu s GDPR, které nicméně specifická pravidla pro nakládání s osobními údaji zaměstnanců neobsahuje. Nejdůležitější přitom je i v oblasti osobních údajů zaměstnanců přesně vědět, jaké procesy s osobními údaji v organizaci probíhají (tedy provést audit nakládání s údaji zaměstnanců). Teprve poté je možné začít implementovat nové postupy a pravidla, případně i upravit interní dokumentaci, včetně informace a souhlasů se zpracováváním údajů ze strany zaměstnanců (a zájemců o práci).

Značná část semináře bude věnována i problematice monitoringu zaměstnanců, která je velmi komplikovaná s tím, že se připravuje změna předpisů, na základě které by mohly porušení soukromí zaměstnanců trestat pokutami i inspektoráty práce. Účastníci semináře získají přehled, jak mají při nakládání s osobními údaji postupovat, a to jak vůči samotným zaměstnancům (respektive i zájemcům o práci a bývalým zaměstnancům), tak i Úřadu pro ochranu osobních údajů..

Anotace:

Úvod do problematiky nakládání s osobními údaji zaměstnanců

a. zhodnocení právní úpravy v ČR
b. představení nové právní úpravy přijaté v rámci EU, nastínění dalšího postupu a povinností pro české zaměstnavatele
c. provádění kontrol Úřadem pro ochranu osobních údajů
d. rizika porušení zákona

2. Výklad úpravy zákona o ochraně osobních údajů a představení novinek, které přinese GDPR
a. základní principy zpracování osobních údajů
b. informační povinnost vůči zaměstnancům
c. vysvětlení případů, kdy je nutné mít souhlas zaměstnanců (kandidátů) a kdy má zaměstnavatel jiný titul ke zpracování, zejména plnění zákonných povinností nebo ochrana oprávněných zájmů
d. vysvětlení práv zaměstnanců (kandidátů či dalších subjektů údajů), včetně nových práv dle GDPR, například právo na přenositelnost údajů nebo právo být zapomenut
e. povinnost zabezpečit ochranu osobních údajů
f. podmínky spolupráce se zpracovateli údajů, například externími mzdovými účtárnami, dodavateli software, závodními lékaři apod.

3. Praktické případy nakládání s údaji zaměstnanců
a. vedení osobního spisu a další povinné zpracování údajů zaměstnanců
b. použití fotografií zaměstnanců mimo osobní spis (zejm. na intranetu, internetu a PR materiálech)
c. monitoring zaměstnanců – monitoring emailů, použití internetu, kamerové systémy, nahrávání telefonních hovorů, GPS ve služebních autech
d. předávání osobních údajů do cizích zemí, zejména mateřské společnosti zaměstnavatele
e. uchovávání osobních údajů po ukončení pracovního poměru